Kurzantwort
Ein Einarbeitungsplan ist eine Aufgabenliste mit Namen: Was muss die neue Person wann lernen, wer zeigt es, und woran erkennen beide, dass es sitzt? Laut softgarden-Umfrage bekommt über die Hälfte aller neuen Mitarbeitenden keinen konkreten Einarbeitungsplan – dabei ist er das Werkzeug, das Kündigungen in der Probezeit am wirksamsten verhindert. Hier findest du den Aufbau, drei ausgearbeitete Beispiele für Physiopraxis, Fitnessstudio und Arztpraxis und eine kostenlose Vorlage als Excel und PDF – ohne E-Mail-Adresse, direkt zum Herunterladen.
Warum ein Einarbeitungsplan mehr ist als eine Checkliste
Viele Betriebe haben eine Checkliste für neue Mitarbeitende – eine Liste von Themen, die irgendwann abgehakt werden. Ein Einarbeitungsplan ist etwas anderes. Er beantwortet für jede Aufgabe drei zusätzliche Fragen: Wer zeigt es? Wann ist es dran? Und woran erkennen wir, dass es wirklich sitzt – nicht nur, dass es erklärt wurde?
Der Unterschied ist in der Praxis enorm. „Software erklärt“ ist ein Haken auf der Checkliste. „Legt Termin und Dokumentation eigenständig an“ ist ein Ziel, das die neue Person erreicht oder nicht – und wenn nicht, weiß die Pat:in, wo sie noch einmal ansetzen muss.
Wie selten dieser Plan existiert, zeigt die softgarden-Umfrage zu den ersten 100 Tagen: Die Mehrheit der Befragten wünscht sich ausdrücklich einen konkreten Einarbeitungsplan – und über die Hälfte bekommt keinen. Gleichzeitig nennen die Befragten eine unzureichende Einarbeitung als einen der häufigsten Gründe, in den ersten 100 Tagen wieder zu kündigen.
Was das kostet, wenn es schiefgeht, haben wir im Leitfaden zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter ausführlich aufgeschlüsselt – kurz gesagt: die komplette Suche noch einmal, bei Physiotherapie-Stellen mit einer durchschnittlichen Besetzungsdauer von rund 280 Tagen.
Der Aufbau: sieben Spalten, fünf Phasen
Die Vorlage ist bewusst einfach gehalten. Sieben Spalten, die jede Aufgabe vollständig beschreiben:
- Phase – in welchem Abschnitt der Einarbeitung die Aufgabe liegt
- Aufgabe / Inhalt – was konkret gezeigt, erklärt oder geübt wird
- Ziel – woran erkennbar? – das überprüfbare Ergebnis, nicht die Tätigkeit
- Verantwortlich – eine Person mit Namen, keine Abteilung
- Zeitpunkt – Orientierung für die Reihenfolge (Tag 1, Woche 1, Ende Woche 4 …)
- Status – offen, in Arbeit, erledigt (in der Excel als Dropdown)
- Notizen – was beim nächsten Mal anders laufen soll
Und fünf Phasen, die den Plan gliedern:
- 1
Vor dem ersten Tag
Zugänge, Unterlagen, Arbeitsplatz und Kleidung vorbereiten, Team informieren, Pat:in benennen, Willkommensnachricht mit dem Ablauf des ersten Tages schicken. Ziel: Die neue Person weiß, was sie erwartet – und alles liegt bereit.
- 2
Erster Tag
Persönliche Begrüßung, Rundgang, Vorstellung im Team, Pflichtbelehrungen (Datenschutz, Hygiene, Arbeitssicherheit, Notfallwege), Erwartungsgespräch für die ersten Wochen, gemeinsame Pause, kurzes Feedback am Abend. Ziel: Orientierung statt Informationsflut.
- 3
Erste Woche
Das branchenspezifische Kerngeschäft: Software, Dokumentation, Abrechnungsgrundlagen, Geräte, Hospitation, erste eigene Aufgaben mit Nachbesprechung. Sicherheits- und haftungsrelevante Themen zuerst. Ziel: Die Standardfälle laufen unter Anleitung.
- 4
Erster Monat
Erste eigenverantwortliche Bereiche, Feedbackgespräch mit drei konkreten Zielen für den zweiten Monat. Ziel: Standardaufgaben laufen ohne Rückfrage.
- 5
Bis Ende der Probezeit
Zwischengespräch zur Halbzeit, Fortbildungs- und Entwicklungsperspektive, Abschlussgespräch mit Entscheidung – und die Auswertung des Plans für die nächste Einarbeitung. Ziel: keine Überraschung am Ende der Probezeit, für niemanden.
Eine Aufgabe ohne Namen passiert nicht. Eine Aufgabe ohne erkennbares Ziel wird abgehakt, ohne dass jemand weiß, ob sie sitzt.
Drei Beispiele: Physiopraxis, Fitnessstudio, Arztpraxis
Die ersten beiden Phasen und die letzte sind in allen drei Branchen fast identisch – die Unterschiede liegen in der ersten Woche, wenn es um das Kerngeschäft geht. Ein Ausschnitt aus den drei Blättern der Vorlage:
| Physiopraxis | Fitnessstudio | Arztpraxis | |
|---|---|---|---|
| Software | Praxissoftware: Terminplanung, Patientenakte, Befund- und Verlaufsdokumentation | Mitgliederverwaltung: Check-in, Vertrag, Beitragsfragen, Kündigungen weiterleiten | Praxisverwaltungssystem: Aufnahme, Karte einlesen, Terminvergabe, Dokumentation |
| Zuerst, weil teuer oder gefährlich | Heilmittelverordnung prüfen: Diagnose, Frequenz, Gültigkeit, Zuzahlung | Notfall, Erste Hilfe, Defibrillator, Geräteeinweisung über die gesamte Fläche | Schweigepflicht und Datenschutz am Empfang, am Telefon, beim Aktentransport |
| Kerngeschäft | Hospitation bei zwei bis drei Kolleg:innen, dann eigene Behandlungen mit Nachbesprechung | Probetraining-Ablauf: Begrüßung, Anamnese, erstes Training, Abschlussgespräch | Telefon nach Leitfaden: Triage-Regeln, Rezeptwünsche, Notfall erkennen |
| Abrechnung | Kassen vs. Privat, Selbstzahlerleistungen, Ausfallhonorar | Kassenabschluss, Öffnungs- und Schließdienst | EBM/GOÄ-Grundlagen, Quartalslogik, Privatrechnung |
| Typische Lücke | Hausbesuche und Rezeptionsvertretung ohne Regeln | Kursplan und Vertretungsregeln bleiben ungeklärt | Labor, Probenversand und Befundablage werden nicht gezeigt |
| Ziel Ende Woche 1 | Drei Verordnungen fehlerfrei geprüft, erste Behandlung allein | Ein Probetraining unter Beobachtung geführt, jedes Gerät erklärbar | Aufnahme und Termin allein, ein Anruf nach Leitfaden angenommen |
Die vollständigen Blätter mit je 23 Aufgaben – inklusive Phase 1, 2, 4 und 5 – stecken in der Vorlage. Jede Zeile hat bereits ein Ziel, einen vorgeschlagenen Zeitpunkt und eine Rolle als Verantwortliche; du ersetzt die Rolle durch den Namen aus deinem Team.
Beispiel: So liest sich eine ausgefüllte erste Woche
Damit der Aufbau greifbar wird, hier eine ausgefüllte erste Woche aus einer Physiopraxis mit vier Behandler:innen – Namen geändert, Struktur echt. Die neue Kollegin heißt Lena, Berufseinsteigerin, Vollzeit. Pat:in ist Jonas, seit sechs Jahren in der Praxis.
Montag, Tag 1. Begrüßung durch die Inhaberin um 8:00 Uhr, Rundgang, Vorstellung im Team beim Morgenkaffee. Vormittags Pflichtbelehrungen – Datenschutz, Hygieneplan, Notfallwege – mit Unterschrift. Mittags Erwartungsgespräch: „In den ersten zwei Wochen behandelst du nur mit Nachbesprechung, die Abrechnung musst du noch nicht können, aber ab Ende Woche 4 läuft die Terminplanung über dich.“ Nachmittags Hospitation bei Jonas. Um 16:45 Uhr zehn Minuten Feedback: Was war gut, was fehlt? Status: erledigt.
Dienstag bis Mittwoch. Praxissoftware mit Jonas: Termin anlegen, Patientenakte öffnen, Befund dokumentieren – Ziel ist nicht „gezeigt“, sondern „Lena legt Termin und Dokumentation eigenständig an“. Am Mittwochnachmittag prüft Lena drei Heilmittelverordnungen unter Aufsicht der Praxisleitung: Diagnose, Frequenz, Gültigkeit, Zuzahlung. Zwei davon fehlerfrei, bei der dritten die Gültigkeit übersehen. Notiz im Plan: „Gültigkeitsfrist noch einmal am Freitag wiederholen.“ Status: in Arbeit.
Donnerstag. Hospitation bei zwei weiteren Kolleg:innen in anderen Behandlungsformen, nachmittags die erste eigene Behandlung mit Jonas im Raum. Nachbesprechung: fachlich gut, Zeitmanagement knapp. Geräteeinweisung Wärme und Elektrotherapie durch die Praxisleitung, dokumentiert. Status: erledigt.
Freitag. Wiederholung Verordnungsprüfung – diesmal alle drei fehlerfrei, Ziel erreicht. Kurzes Wochengespräch mit Jonas: Lena fühlt sich fachlich sicher, hat aber die Rezeptionsvertretung noch nicht gesehen. Das kommt in Woche 2 nach vorn. Notiz für die Vorlage: „Rezeptionsvertretung gehört schon in Woche 1, wenn das Team klein ist.“
Genau so funktioniert der Plan im Alltag: als gemeinsames Dokument, das nicht nur abhakt, sondern sichtbar macht, wo noch einmal angesetzt werden muss – und das mit jeder Einarbeitung besser wird.
Die Vorlage herunterladen
💡 Tipp
Einarbeitungsplan-Vorlage für Praxis & Studio – kostenlos, ohne Registrierung
- Excel-Datei herunterladen – vier Blätter (Anleitung, Physiopraxis, Fitnessstudio, Arztpraxis), Status-Dropdown, Filter, druckfertig im Querformat
- PDF-Leseversion herunterladen – sieben Seiten zum Ausdrucken und Ankreuzen
Die Vorlage darfst du für deinen Betrieb anpassen, kopieren und weitergeben. Wenn du sie weiterempfiehlst, freuen wir uns über einen Link auf diese Seite.
So passt du die Vorlage an deinen Betrieb an
Die Vorlage ist ein Startpunkt, kein Gesetz. Fünf Schritte, die zusammen einen Nachmittag brauchen:
- Blatt wählen und kopieren. Nimm das Blatt, das am nächsten dran ist. Für eine Ergotherapie-Praxis ist das die Physiopraxis, für ein Yogastudio das Fitnessstudio, für ein MVZ die Arztpraxis.
- Streichen, was ihr nicht habt. Keine Hausbesuche? Zeile weg. Kein Labor? Zeile weg. Eine Vorlage mit zehn Zeilen, die zu euch passen, ist besser als eine mit dreißig, von denen die Hälfte ignoriert wird.
- Ergänzen, was nur bei euch gilt. Eure Software, eure Geräte, eure Sonderregeln – der Satz, den die neue Person am Telefon sagen soll, die Art, wie ihr Beschwerden annehmt.
- Namen statt Rollen. Ersetze „Pat:in“ und „Praxisleitung“ durch echte Namen. Eine Aufgabe ohne Namen passiert nicht.
- Zeitpunkte anpassen. Die Vorlage rechnet mit Vollzeit und Berufserfahrung. Bei Teilzeit, Minijob oder Quereinstieg streckst du die Phasen und priorisierst strenger – was teuer oder gefährlich werden kann, bleibt vorn.
⚠️ Achtung
Der häufigste Fehler beim Anpassen: Die Vorlage wird einmal ausgefüllt, ausgedruckt und dann nie wieder angefasst. Der Plan lebt nur, wenn er in den Feedbackgesprächen tatsächlich auf dem Tisch liegt – und wenn die Spalte Notizen nach jeder Einarbeitung zurück in die Vorlage fließt. Was hat gefehlt? Was kam zu früh? Das ist die wertvollste Information, die du für die nächste Einstellung bekommen kannst.
Häufige Fehler im Einarbeitungsplan
Aus der Arbeit mit Praxen und Studios kennen wir fünf Muster, die einen Plan wirkungslos machen:
- Tätigkeiten statt Ziele. „Software zeigen“ ist abgehakt, sobald jemand draufgeklickt hat. „Termin eigenständig angelegt“ nicht.
- Der Plan endet nach der ersten Woche. Die meisten Vorlagen im Netz decken Tag 1 und Woche 1 ab – und lassen die Probezeit offen. Genau dort entscheidet sich aber, ob jemand bleibt.
- Keine Verantwortlichen. Alles steht auf „Team“. Am Ende macht es jeder ein bisschen und niemand richtig.
- Keine Phase 1. Der Plan beginnt am ersten Arbeitstag – dabei gehen laut Haufe Onboarding-Studie 2023 bei 36 Prozent der Unternehmen neue Mitarbeitende schon zwischen Vertragsunterschrift und erstem Tag wieder verloren. Die Willkommensnachricht und der vorbereitete Arbeitsplatz gehören in den Plan.
- Keine Auswertung. Der Plan wird für jede neue Person neu improvisiert, statt die Vorlage zu verbessern.
Einarbeitungsplan und Mitarbeitergewinnung gehören zusammen
Ein Einarbeitungsplan wirkt in zwei Richtungen. Nach innen hält er die Menschen, die du gewonnen hast. Nach außen ist er ein Argument: Laut der softgarden-Umfrage spielt das Onboarding für knapp die Hälfte der Bewerbenden eine Rolle bei der Entscheidung für oder gegen einen Arbeitgeber – und knapp zwei Drittel wünschen sich, dass Arbeitgeber schon in der Stellenanzeige darüber informieren. Nur jede fünfte Anzeige tut das.
Wer also einen strukturierten Plan hat, darf ihn ruhig zeigen: ein Satz in der Anzeige, ein Foto der Pat:in im Recruiting-Video, eine ehrliche Antwort im Bewerbungsgespräch. Das ist genau die Art von Einblick, die Wechselwillige überzeugt – wie wir im Leitfaden Mitarbeiter finden beschreiben. Und wenn du wissen willst, wie ein System aussieht, das die richtigen Menschen planbar erreicht, bevor du sie einarbeitest, sprechen wir gern über deine Situation.
