Was kostet eine unbesetzte Stelle 2026 – nach Beruf

1 · Gehaltsweg

Vollzeit-Gehalt × Stundenanteil × Hebel. Der Hebel ist der Kehrwert der belegten Personalkostenquote der Betriebsform:

• Heilmittelpraxis: Personalaufwand 55,1 % → Hebel 1,8
• Fitnessstudio: 22–46 %, oberes Ende → Hebel 2,2
• Arztpraxis: ~37 % → Hebel 2,7
• Zahnarztpraxis: 29,5 % → Hebel 3,4

Rollen, die Umsatz tragen statt ihn zu erwirtschaften (Rezeption, MFA, Praxismanagement), rechnen mit demselben Hebel: Fällt die Stelle aus, hängt dieser Anteil des Umsatzes an niemandem mehr.

2 · Kapazitätsweg (Heilmittel)

Behandlungen je Tag × 17 Netto-Arbeitstage × GKV-Satz × 85 % Umsatzzeit. Netto-Tage und Umsatzzeit folgen der thevea-Praxiskalkulation (Urlaub, Feiertage, Krankheit, Fortbildung abgezogen).

• Physiotherapeut:in: 24 × 29,63 € = 10.276 € je Monat
• Ergotherapeut:in: 10 × 52,00 € = 7.514 € je Monat
• Logopäd:in: 10 × 76,06 € = 10.991 € je Monat
• Podolog:in: 9 × 51,92 € = 6.752 € je Monat

3 · Was nicht in der Hauptzahl steckt

Vier Posten lassen sich im Kalkulator einzeln zuschalten; sie bleiben immer getrennt ausgewiesen:

• Interner Recruiting-Aufwand: 20 h × 60 €/h – Anzeigen, Sichtung, Gespräche – ein Faustwert, keine Statistik.
• Mehrarbeit im Team: 10 Überstunden je Monat × Stundenlohn × 1,25
• Risikozuschlag Fehlbesetzung: 7.178 € je Fall × 20 % Wahrscheinlichkeit
• Einarbeitung der Nachbesetzung: Vollkosten je extern rekrutierter Fachkraft

Nicht enthalten: eingesparte Lohnkosten (der Rechner zeigt entgangenen Umsatz, keinen Gewinn), abgewanderte Patient:innen oder Mitglieder, Folgekündigungen.

01

Was kostet eine unbesetzte Stelle im Monat?

Das hängt an der Rolle. Über die 21 Rollen mit belegten Standardwerten reicht der entgangene Umsatz je offenem Monat von 3.046 € (Kursleiter:in) bis 23.610 € (Angestellte:r Zahnarzt / Zahnärztin). Eine Physiotherapeut:in in Vollzeit liegt bei 5.846 € je Monat über den Gehaltsweg – die Kapazitätsrechnung über GKV-Behandlungen kommt auf 10.276 €.

02

Woher kommen die Gehälter in der Tabelle?

Wo vorhanden aus dem Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit (Median für Vollzeit), sonst aus Branchenstudien wie der Dentalen Gehaltsstudie 2025 oder der apoBank-Befragung, zuletzt aus Gehaltsportalen. Bei Spannen nehmen wir das untere Ende. Jede Zahl steht mit Quelle und Stand im Quellenverzeichnis unten.

03

Warum haben Zahnarztpraxis, Arztpraxis, Heilmittelpraxis und Studio unterschiedliche Hebel?

Der Hebel ist der Kehrwert der Personalkostenquote der jeweiligen Betriebsform: Gibt eine Zahnarztpraxis laut KZBV rund 29,5 Prozent ihrer Einnahmen für Personal aus, hängt an jedem Euro Gehalt rechnerisch das 3,4-Fache an Umsatz. In Physiotherapiepraxen liegt der Personalaufwand bei 55,1 Prozent, der Hebel deshalb nur bei 1,8. Bei Spannen nehmen wir das obere Ende der Quote, also den kleinsten Hebel.

04

Warum gibt es bei Physio, Ergo, Logopädie und Podologie zwei Zahlen?

Weil sich der Umsatz dort unabhängig vom Gehalt herleiten lässt: Behandlungen je Tag mal Netto-Arbeitstage mal GKV-Satz mal Umsatzzeit. Diese Kapazitätsrechnung ist die Gegenprobe zum Gehaltsweg. Liegt sie deutlich höher, war die Praxis vor der Lücke gut ausgelastet – dann ist der Gehaltsweg die vorsichtige Untergrenze.

05

Ab wann rechnet sich Recruiting gegenüber dem Warten?

Wir vergleichen den laufenden Verlust mit den Vollkosten einer Neubesetzung laut Bundesinstitut für Berufsbildung (13.700 € je extern rekrutierter Fachkraft). Bei einer Physiotherapeut:in ist diese Schwelle nach 72 Tagen erreicht, bei einer ZFA nach 46 Tagen. Über Social Recruiting (2.200 € am oberen Ende der Benchmark) liegt die Schwelle entsprechend früher.