Kurzantwort
Der Cost per Hire – die Kosten je Einstellung – ist die Zahl, die Recruiting-Entscheidungen ehrlich macht: Sie zeigt, was Anzeige, Vermittler oder Kampagne tatsächlich pro besetzter Stelle gekostet haben, nicht pro Versuch. Das Bundesinstitut für Berufsbildung beziffert die durchschnittlichen Personalgewinnungskosten je extern rekrutierter Fachkraft auf rund 13.700 Euro; in Engpassberufen kommen die Kosten der unbesetzten Stelle dazu – in der Physiotherapie im Schnitt rund 280 Tage. Dieser Artikel zeigt, wie du den Cost per Hire für Praxis und Studio berechnest, wo die Kosten wirklich entstehen, welche Kanäle je Einstellung was kosten und mit welchen vier Hebeln du die Zahl dauerhaft senkst – ohne das Recruiting nur billiger zu machen.
Was der Cost per Hire enthält – und was meistens fehlt
Die meisten Betriebe kennen nur den sichtbaren Teil ihrer Recruiting-Kosten: die Rechnung der Jobbörse, das Honorar des Vermittlers, das Werbebudget. Der Cost per Hire rechnet vollständig – und teilt durch Einstellungen, nicht durch Versuche:
- Direkte Kosten: Anzeigen, Vermittlerhonorare, Werbebudget, Produktion von Videos und Fotos, Tools, externe Betreuung.
- Interne Kosten: Arbeitszeit für Anzeige, Sichtung, Gespräche, Rückfragen, Verwaltung – Stunden mal Stundensatz der Beteiligten. In kleinen Betrieben oft die Inhaberin selbst, also die teuerste Stunde im Haus.
- Einarbeitung: Die Zeit der Patin, die geringere Produktivität in den ersten Wochen, Fortbildungen zum Start.
- Fehlbesetzungen: Wer in der Probezeit geht, hat alle Kosten verursacht und keine Einstellung gebracht – und die Suche beginnt von vorn. Diese Fälle gehören in den Zähler, nicht unter den Tisch.
- Vakanzkosten: Was die offene Stelle pro Monat gekostet hat – ausgefallene Behandlungen oder Kurse, Überstunden, abgewiesene Kunden. Streng genommen kein Teil des Cost per Hire, aber die Zahl, die ihn einordnet: In der Physiotherapie bleibt eine Stelle laut Bundesagentur für Arbeit im Schnitt rund 280 Tage offen. Für Physiopraxen rechnet der Ratgeber Unbesetzte Physio-Stelle: Was sie dich wirklich kostet das vor; mit dem Stellen-Kalkulator geht es für jeden Betrieb in zwei Minuten.
So berechnest du ihn – in einer Stunde
- 1
Die letzten drei Einstellungen nehmen
Nicht schätzen, sondern die letzten drei tatsächlichen Besetzungen durchgehen – inklusive der Versuche, die dazwischen gescheitert sind.
- 2
Direkte Kosten addieren
Alle Rechnungen: Anzeigen (auch die ohne Ergebnis), Vermittler, Werbebudget, Produktion, Tools. Die Anzeige, die nichts gebracht hat, gehört dazu – sie war Teil des Wegs zur Einstellung.
- 3
Interne Stunden schätzen und bewerten
Wie viele Stunden hat wer verbracht – Anzeige schreiben, Bewerbungen sichten, Gespräche führen, Absagen schreiben? Mal Stundensatz. Bei der Inhaberin: der Umsatz, den sie in dieser Zeit nicht gemacht hat.
- 4
Einarbeitung und Fehlbesetzungen dazu
Zeit der Patin, Produktivitätslücke der ersten Wochen. Und: Gab es in den drei Fällen eine Probezeit-Kündigung? Dann ihre Kosten dazu – bei unveränderter Zahl der Einstellungen.
- 5
Durch drei teilen – und die Vakanzkosten daneben schreiben
Das Ergebnis ist dein Cost per Hire. Daneben: Wie lange war jede Stelle offen, und was hat das pro Monat gekostet? Die zweite Zahl entscheidet, wie viel Aufwand in der ersten gerechtfertigt ist.
Was die Kanäle je Einstellung kosten
| Empfehlung aus dem Team | Social Recruiting (eigenes System) | Jobbörse | Personalvermittler | |
|---|---|---|---|---|
| Direkte Kosten je Einstellung | Prämie 500–1.000 €, nur bei Erfolg | Ø 800–2.200 € (DACH-Benchmark), Aufbau einmalig | Ø 1.800–4.500 € (DACH-Benchmark); StepStone 1.449–2.499 € je 30 Tage ohne Garantie | Ø 27,5 % des Jahresgehalts (BDU) – bei 40.000 € rund 11.000 € |
| Entwicklung je weiterer Stelle | gleich | sinkend – Inhalte und Sichtbarkeit bleiben | gleich oder steigend | gleich – jedes Mal voll |
| Fehlbesetzungsrisiko | niedrig – Empfohlene kennen den Betrieb | mittel – Filterfragen entscheiden | hoch – viele unpassende Bewerbungen | mittel – Nachbesetzungsklausel prüfen |
| Vakanzzeit in Engpassberufen | kurz, wenn es passt – aber Zufall | planbar, sobald das System läuft | lang – nur aktiv Suchende | kurz bei echtem Pool |
Die Tabelle erklärt, warum der Cost per Hire mit dem Kanal-Mix steht und fällt: Jobbörse und Vermittler kosten bei jeder Stelle erneut, Empfehlung und Social Recruiting werden günstiger, weil etwas im Betrieb bleibt – Vertrauen, Sichtbarkeit, Inhalte, ein Bewerbungsweg. Die Kostenlogik je Kanal steht im Ratgeber Social Recruiting vs. Jobbörse vs. Personalvermittler, die Kanäle im Überblick im Ratgeber Recruiting-Kanäle im Vergleich.
Günstig ist nicht der Kanal mit der kleinsten Rechnung, sondern der, bei dem die nächste Einstellung weniger kostet als die letzte.
Vier Hebel, die den Cost per Hire dauerhaft senken
1. Kanäle, die beim zweiten Mal günstiger werden
Empfehlungsprogramm aktivieren, eigene Sichtbarkeit aufbauen, Social Recruiting als System statt als Einzelkampagne. Jede Stelle nutzt, was die vorherige aufgebaut hat. Wie das Empfehlungsprogramm entsteht, zeigt der Ratgeber Mitarbeiterempfehlungsprogramm aufbauen.
2. Weniger Bewerber auf dem Weg verlieren
Die teuerste Bewerbung ist die, die bezahlt wurde und nie ankam: abgebrochen im Lebenslauf-Upload, versandet, weil der Rückruf eine Woche dauerte. Kurzbewerbung in zwei Minuten, Anruf am selben Tag, Gespräch in derselben Woche – das senkt den Cost per Hire, ohne einen Euro weniger auszugeben. Die Stufen, an denen Bewerber verloren gehen, erklärt der Ratgeber Recruiting-Funnel erklärt.
3. Fehlbesetzungen vermeiden
Zwei Filterfragen in der Kurzbewerbung, ehrliche Anzeigen, die auch abschrecken dürfen, ein Gespräch im Betrieb mit dem Team, eine strukturierte Einarbeitung. Jede Probezeit-Kündigung verdoppelt den Cost per Hire der Stelle. Die Checkliste für die ersten Wochen steht im Ratgeber Checkliste neuer Mitarbeiter.
4. Fluktuation senken
Die günstigste Einstellung ist die, die nicht nötig wird. Dienstpläne, die halten, Führung, die zuhört, Entlastung, Entwicklung – laut Gallup sind nur 3 Prozent der emotional hoch gebundenen Beschäftigten aktiv auf Jobsuche, bei Beschäftigten ohne Bindung 39 Prozent. Wie sich Bindung in kleinen Betrieben konkret aufbauen lässt, steht im Ratgeber Mitarbeiterbindung: Fluktuation senken.
💡 Tipp
Drei Zahlen gehören zusammen auf ein Blatt: Cost per Hire, Zeit bis zur Besetzung, Anteil der Einstellungen, die die Probezeit überstehen. Ein Recruiting, das bei allen dreien besser wird, ist günstiger geworden. Eines, das nur die erste Zahl drückt, ist billiger geworden – und das ist nicht dasselbe.
Die Rechnung für Praxis und Studio
Ein Beispiel mit den Benchmarks oben: Eine Physiopraxis besetzt im Jahr zwei Stellen. Über Jobbörse und Vermittler kostet das schnell 15.000 Euro und mehr – bei 280 Tagen Vakanzzeit je Stelle kommen ausgefallene Behandlungen in vergleichbarer Höhe dazu. Über Empfehlung und ein eigenes Social-Recruiting-System liegt der direkte Cost per Hire nach dem Aufbau im niedrigen vierstelligen Bereich, die Vakanzzeit wird planbar, und die dritte Stelle kostet weniger als die zweite. Was Social Recruiting konkret kostet – Budget, Creatives, Betreuung –, steht im Ratgeber Was kostet Social Recruiting?.
Quellen
- Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB): Personalgewinnungskosten je extern rekrutierter Fachkraft rund 13.700 Euro – Einordnung in unserem Ratgeber Was kostet Social Recruiting? mit Quellenangabe
- softgarden: Recruitingkosten je Neueinstellung (konservativ 4.000–6.000 Euro)
- Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen (BDU): Facts & Figures zum Personalberatungsmarkt, Pressemitteilung 27.08.2025 (Honorar Ø 27,5 %)
- DACH-Benchmarks je Einstellung laut TalentBait-Auswertung; StepStone-Listenpreise laut personalturm.de
- Bundesagentur für Arbeit, Fachkräfteengpassanalyse 2024 – zitiert nach physio.de (Vakanzzeit rund 280 Tage)
- Gallup: Engagement Index Deutschland 2025 (3 % vs. 39 % aktiv auf Jobsuche)
