Kurzantwort
Nicht die Mitarbeiterzahl entscheidet, sondern die Rechnung: Eine Agentur lohnt sich, wenn die offene Stelle dich mehr kostet als ihre Besetzung – und wenn du die Person tatsächlich beschäftigen kannst. Als grobe Orientierung wird es ab etwa vier bis fünf Behandlern beziehungsweise ab mehr als einer Einstellung pro Jahr wirtschaftlich klar. Darunter, ohne Budget oder ohne freie Kapazität lohnt es sich meistens nicht.
Warum die Frage nach der Größe die falsche Frage ist
„Sind wir groß genug für eine Agentur?“ ist die häufigste Frage, die Inhaber uns stellen. Die ehrliche Antwort: Die Mitarbeiterzahl ist nur ein Hilfsmaß. Eine Praxis mit acht Behandlern und vollem Team braucht niemanden. Eine Praxis mit vier Behandlern und einer seit Monaten offenen Stelle verliert jeden Monat Geld.
Was wirklich entscheidet, sind drei Bedingungen – und sie müssen alle drei erfüllt sein:
- Die offene Stelle kostet dich messbar Geld. Nicht gefühlt, sondern gerechnet.
- Du kannst die Person beschäftigen. Räume, Geräte, Kalender, Patienten oder Mitglieder – alles muss da sein.
- Deine bisherigen Wege greifen nicht mehr. Wenn Jobportal und Empfehlung funktionieren: weitermachen, kein Budget verbrennen.
Fehlt eine dieser Bedingungen, lohnt sich keine Agentur – unabhängig von deiner Größe. Und das gilt auch dann, wenn wir dir gern etwas verkaufen würden.
Wann lohnt sich eine Agentur eindeutig nicht?
Fangen wir mit dem an, was du sonst nirgends liest. Es gibt vier klare Fälle, in denen du dir das Geld sparen solltest:
⚠️ Achtung
Fall 1: Du hast keine Kapazität zum Einstellen. Wenn Behandlungsraum, Geräte oder Kalender die neue Person gar nicht tragen, produzierst du Bewerbungen, die du absagen musst. Das ist teurer als nichts zu tun – und beschädigt deinen Ruf als Arbeitgeber.
⚠️ Achtung
Fall 2: Du brauchst genau eine Stelle, einmalig, ohne Folgebedarf. Kampagnen, Videos und Bewerbungsstrecken zahlen sich über mehrere Besetzungen aus. Für eine einzelne Einstellung ohne Wiederholung ist die Rechnung eng bis negativ.
⚠️ Achtung
Fall 3: Kein belastbares Budget. Wenn ein laufendes Werbebudget dich finanziell in die Enge treibt, ist Recruiting nicht dein erstes Problem. Ein zu kleines Budget bringt dem Algorithmus zu wenig Daten – das Geld arbeitet dann nicht, es verpufft.
⚠️ Achtung
Fall 4: Deine eigenen Wege funktionieren noch. Wenn dir jede Stelle über Empfehlungen, das Schwarze Brett der Physioschule oder ein Jobportal zufällt, gibt es nichts zu reparieren. Externe Unterstützung ersetzt keinen funktionierenden Prozess – sie ersetzt einen kaputten.
Zwei Behandler, eine gelegentliche Nachbesetzung, ein volles Team? Dann ist die ehrliche Empfehlung: Google-Profil sauber halten, ein ehrliches Stellenprofil schreiben, im Netzwerk ansprechen. Fertig. Wie das ohne Budget geht, steht in unserem Ratgeber wie finde ich neue Mitarbeiter.
Wie sieht die Rechnung konkret aus?
Die ganze Entscheidung ist eine Subtraktion. Auf der einen Seite steht, was dich die offene Stelle kostet. Auf der anderen, was die Besetzung kostet.
Zur Größenordnung der ersten Zahl: Eine Physiotherapeuten-Stelle blieb 2024 im Schnitt 280 Tage unbesetzt, nach 253 Tagen im Jahr davor – so die Auswertung der Fachkräfteengpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit beim Bundesverband selbständiger Physiotherapeuten (IFK). Das sind rund neun Monate ohne diesen Umsatz. Wie leer der Markt ist, zeigt eine zweite Zahl aus derselben Analyse: Auf 1.000 offene Physio-Stellen kommen gerade einmal 8 Arbeitssuchende, laut physio.de zur Engpassanalyse 2024.
Die zweite Zahl – die Besetzungskosten – hängt vom Kanal ab. Eine Auswertung von 5.247 Kampagnen im DACH-Raum aus den Jahren 2023 bis 2025, dokumentiert bei TalentBait, nennt für Multi-Channel-Social-Recruiting 800 bis 2.200 Euro pro Einstellung, für klassische Jobbörsen 1.800 bis 4.500 Euro. Rechne im Zweifel mit dem oberen Ende der Spanne.
Jetzt die Gegenprobe: Wenn ein einziger Monat mit offener Stelle dich mehr kostet als eine komplette Besetzung, ist die Sache entschieden – vorausgesetzt, Bedingung 2 und 3 stimmen. Wie hoch dieser Monatsbetrag bei dir wirklich ist, rechnest du im Stellen-Kalkulator durch. Die Herleitung der einzelnen Posten – entgangener Umsatz, Teambelastung, Inhaberzeit – steht im Ratgeber unbesetzte Physio-Stelle: was sie dich wirklich kostet.
Eine Agentur ist kein Statussymbol für große Praxen. Sie ist eine Rechnung, die aufgeht – oder eben nicht.
Und was, wenn du zu schnell einstellst?
Die Gegenrichtung ist genauso teuer. Wer aus Not den erstbesten Kandidaten nimmt, zahlt doppelt: Einarbeitung, Korrekturaufwand, erneute Suche. In einer US-Umfrage gaben 41 Prozent der Unternehmen an, für eine falsch besetzte Stelle mindestens rund 23.000 Euro auszugeben – 25 Prozent sogar mindestens das Doppelte (umgerechnet aus den US-Angaben, zitiert bei softgarden). Für den DACH-Raum sind das nur Richtwerte, die Richtung stimmt aber.
Das ist übrigens ein Argument gegen Hektik, nicht gegen Tempo: schnell reagieren, aber mit klarem Profil auswählen.
Ab welcher Größe wird es also praktisch interessant?
Die folgende Einordnung ist bewusst grob – sie ersetzt deine Rechnung nicht, sie sortiert nur vor:
| Kleinstpraxis / kleines Studio | Mittlere Praxis / Studio | Größere Praxis / mehrere Standorte | |
|---|---|---|---|
| Grobe Größe | 1–3 Behandler | 4–8 Behandler | ab 9 Behandlern oder mehrere Standorte |
| Einstellungsbedarf | selten, unregelmäßig | regelmäßig, meist 1–2 pro Jahr | laufend, planbar |
| Wirkung einer offenen Stelle | sehr hoch prozentual, aber selten | hoch und wiederkehrend | hoch und dauerhaft |
| Sinnvoller Weg | Netzwerk, Empfehlungen, Google-Profil | eigenes System oder externe Unterstützung | laufendes System, meist extern betreut |
| Agentur sinnvoll? | meist nein | kommt auf die Rechnung an | in der Regel ja |
Der Übergang liegt erfahrungsgemäß dort, wo aus „wir suchen gerade jemanden“ ein „wir suchen eigentlich immer jemanden“ wird. Ab da hörst du auf, Einzelstellen zu besetzen, und fängst an, einen Kanal zu bauen. Genau das ist der Punkt, an dem sich Mitarbeitergewinnung als System rechnet – vorher ist es Overhead.
Wie prüfst du das in wenigen Minuten für dich selbst?
- 1
Kapazität ehrlich prüfen
Könntest du morgen jemanden einstellen? Raum, Kalender, Nachfrage – wenn eine dieser Antworten Nein ist, ist die Frage nach der Agentur noch nicht dran.
- 2
Kosten der offenen Stelle rechnen
Entgangener Umsatz pro Monat, ohne Schönrechnen. Der Stellen-Kalkulator führt dich durch die Posten und liefert eine Zahl, mit der du arbeiten kannst.
- 3
Wiederholbedarf abschätzen
Ist das eine einmalige Stelle oder wirst du im nächsten Jahr wieder suchen? Nur bei Wiederholung zahlt sich ein aufgebautes System aus.
- 4
Bisherige Wege ehrlich bewerten
Wie viele passende Bewerbungen kamen zuletzt über deine eigenen Kanäle? Wenn genug kamen, ändere nichts.
- 5
Erst dann Angebote einholen
Mit deiner Zahl aus Schritt 2 im Kopf führst du ein anderes Gespräch: Du vergleichst ein Angebot gegen einen bekannten Verlust – statt gegen ein Bauchgefühl.
Wenn du diese fünf Schritte durchgehst und am Ende feststellst, dass sich externe Unterstützung für dich nicht rechnet: gut. Dann hast du dir Geld gespart und weißt, woran du bist. Falls du zwischen Kanälen abwägst, hilft die Kostenaufschlüsselung in was kostet Social Recruiting bei der nächsten Entscheidung.
Und wenn die Rechnung aufgeht, dann geht sie auch bei vier Behandlern auf – nicht erst bei vierzig.
